“Aan onze kant werkt het, de fout ligt bij jullie…”
Koppelingen tussen ERP en webshop kunnen heel gemakkelijk zijn, maar specifieke inrichting in beide systemen kan ervoor zorgen dat de koppeling een stuk ingewikkelder wordt of beter uitgedacht dient te worden voordat je in zee gaat met een specifieke partij. Helaas hebben wij al eens gezien dat projecten stilgelegd werden of dat er een flink stuk maatwerk te pas moest komen voor de koppelingen tussen beide systemen. Dit zorgt voor een extra kostenpost die uiteindelijk betaald moet worden door de klant.
Tegenwoordig zien we steeds vaker dat een stuk software (standaard dan wel maatwerk) onderdeel is van een veel grotere ketting van verschillende software partijen bij de klant. Dan is het toch eigenlijk vreemd dat we niet bekijken of een oplossing wel in dit geheel past? We vinden het dus heel normaal dat een leverancier een systeem verkoopt waarvan zij eigenlijk niet kunnen zeggen dat het werkt.
Nog vervelender is het als je als klant zijnde hier de dupe van wordt en uiteindelijk duurder uit bent dan je zou willen. Nog belangrijker is het dat jouw ‘experts’ of leverancier A en B met elkaar praten. We hebben een legio aan voorbeelden waarin dit niet gebeurde en het opzetten, testen en live plaatsen van een koppeling lastiger bleek dan vooraf gedacht.
Een voorbeeld.
Zo hadden we een leverancier die webshops bouwde en het niet voor elkaar kreeg om artikelen in maatbogen op hun shop te krijgen. Wat bleek? De product structuur in het ERP systeem was niet op die manier opgebouwd. Er was in het ERP niet te herleiden welke artikelen bij elkaar hoorde. Toen wij dit aangaven bij de ERP expert gaf diegene aan niets aan de inrichting te kunnen (en willen) veranderen. Dat zou een te grote impact hebben op de huidige business en als zij de wijzigingen zouden gaan instellen, dan ging dat de uiteindelijke eindklant veel tijd (en geld) kosten. Vooraf was dit niet besproken.
Tip 1: Laat de experts met elkaar praten.
Laat jouw experts of software leveranciers met elkaar praten over het project. Wat kan er allemaal? Wat niet? Wat behoeft extra maatwerk? Wat is de impact? Zij zijn jouw experts en je hebt hen nodig om het geheel werkend te krijgen. Dan is het niet logisch als je hier zelf tussen gaan zitten. Je mag ook verwachten dat zij de kennis hebben om samen de mogelijke moeilijkheidsgraad van het project te bepalen.
Tip 2: Vraag naar een inrichtingsdocument.
Vraag hen vervolgens dit te verwerken in een inrichtingsdocument of scope. Hierin wordt onder andere planning, teamvorming, deadlines en risico’s beschreven. Laat hier de betrokken partijen desnoods akkoord op geven.
Tip 3: Stel een vergaderritme op voor het project.
Plan een (twee)wekelijkse meeting in om de voortgang van het project te bespreken en laat een voortgangsrapportage opstellen. Bij die meeting horen alle project betrokkenen te zitten en op de voortgangsrapportage dient iedereen akkoord te geven. Zo blijven alle neuzen dezelfde kant op staan.
Als laatste, vraag vooraf hoe beide partijen om willen gaan met extra kosten. Software koppelingen zijn niet altijd een ‘piece of cake’. En het kan uiteraard altijd voorkomen dat het project langer duurt dan gehoopt. Met bovenstaande tips kun je in ieder geval al een hoop vooraf ondervangen. Voorkomen is ook hier beter dan genezen.
Heb je een extra set aan handen (of ogen) nodig voor de koppeling tussen twee systemen? Onze proces experts helpen je graag verder. Van het enkel opstellen van een scope tot het volledig ontzorgen in het project van A – Z. Je kunt gemakkelijk een call met ons inplannen om jouw uitdaging te bespreken.
Liever zelf aan de slag met kant-en-klare documenten? Je vindt handige voorbeelden van een project checklist & scope document in onze community. Community members kunnen deze gratis downloaden en gebruiken voor hun eigen projecten. Je vindt de Weprocess Community hier!
Bij een implementatie van een softwarepakket, gaat het vaak niet alleen om maar één pakket.
Inmiddels kunnen we niet meer zonder koppelingen en is het bij de keuze van nieuwe software belangrijk of andere systemen hier ook mee kunnen integreren.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ERP-systeem waar je een document-managementpakket aan wilt koppelen om documenten automatisch te digitaliseren.
Bij het implementeren van nieuwe systemen is het van belang om niet alleen te focussen op de technische aspecten, maar ook op de mensen die ermee moeten werken. Verandermanagement speelt een belangrijke rol bij het succesvol implementeren van nieuwe systemen binnen een bedrijf. In deze blog gaan we dieper in op de rol van verandermanagement en delen we praktische tips om dit proces effectief te beheren.
Whitepaper: Het voorkomen van vertragingsfactoren bij Softwarekoppelingen. Intro: Het opzetten van softwarekoppelingen brengt uitdagingen met zich mee, maar door het bundelen van de ervaring van Weprcess, kunnen we vertragingen voorkomen. Deze Whitepaper biedt niet alleen inzicht in de uitdagingen, maar ook praktische stappen om elk probleem aan te pakken. Onderstaand hebben wij de meest voorkomende vertragingsfactoren […]
Als professional wil je niet alleen relevant blijven in jouw branche, maar ook een digitale voorloper worden die de toekomst van jouw vakgebied vormgeeft. Maar hoe bereik je dat in de snel veranderende digitale wereld?
Weprocess is nu trotse partner van Teamleader! Onze recent gecertificeerde collega’s kunnen nu zorgen voor een soepele implementatie van Teamleader’s alles-in-één oplossing, waardoor bedrijven tijd en kosten besparen. Ontdek hoe deze samenwerking jouw bedrijf kan laten groeien!
Het vinden van het juiste team voor jouw project kan een flinke uitdaging zijn!
Stel je voor dat er een oplossing is die niet alleen flexibel is, maar ook volledig afgestemd op jouw behoeften. Dat is precies wat Team as a Service (TaaS) te bieden heeft.
