AFAS ERP implementatie Bakker Magnetics!

Een nieuwe standaard voor schaalbaarheid en groei.

Bakker Magnetics: Hét antwoord op iedere magnetische uitdaging.

Ontwikkelen, testen en produceren van magnetische oplossingen en producten. Dat is wat Bakker Magnetics doet. Met meer dan 45 jaar kennis en ervaring én een pragmatische aanpak realiseert Bakker Magnetics altijd de juiste oplossing voor ieder magnetisch project.

Ze werken voor opdrachtgevers in branches als drive & motion, duurzame energie, automotive, olie & gas, retail, aquarium supplies, recycling, en food.

Het hoofdkantoor bevindt zich in Eindhoven. Dealers en agentschappen van Bakker Magnetics zijn wereldwijd vertegenwoordigd. Naast de productie en assemblage voorzieningen in Eindhoven produceren ze ook magneten in onze Joint Venture in Ningbo, China.

Van software advies naar projectmanagement

De eerste kennismaking met het team van Bakker Magnetics was gebaseerd op hun wens om een software advies te krijgen voor een nieuw ERP systeem.

Tijdens de diverse gesprekken merkten we dat er een sterke behoefte was naar informatie en een standaard proces.

Data op specifieke plekken in een centraal systeem, om zo onnodige extra communicatie (e-mails en telefoontjes) te elimineren.
"Een implementatie traject is intensief en daarvoor is een goede helicopterview nodig om zowel de klant als de softwareleverancier op de rit te houden.
Het projectmanagement is daarin key!"

Implementatie van het oude naar nieuwe systeem

Waar hangt een order uit? In welke fase bevindt een order zich? Welke offertes zijn verstuurd? Hoe ziet de forecast eruit? Inzicht en meer in het systeem werken en documenteren, zodat er minder mails gestuurd hoeven te worden en er geen Excels meer nodig zijn. Het systeem als ‘single point of truth’, waar gebruikers hun informatie kunnen ophalen.

Deze wensen hebben wij tijdens onze eerste opdracht voor Bakker Magnetics verwerk in een software advies voor een nieuw ERP systeem.

Na ons uitgebrachte advies was de keuze van Bakker Magnetics al snel duidelijk en wilde ze onze hulp ook bij het verdere implementatie traject met AFAS, waar wij naast het Project Management ook met Team as a Service een belangrijke rol in het traject hebben gehad!

Intensief traject

Een implementatie naar een nieuw software systeem is een intensief traject en raakt alle processen binnen een bedrijf. Zo ook bij Bakker Magnetics. Wij starten daarom altijd eerst met het samenstellen van een team met keyusers en nog belangrijker: een interne projectleider.

Samen met deze interne projectgroep van Bakker Magnetics en het team van AFAS is er een kick-off geweest zodat verwachtingen waren gemanaged en de route naar livegang duidelijk was.

Wat mag je wel verwachten en wat niet? Tijdens een implementatie is het belangrijk om het uiteindelijke doel in het vizier te houden, maar wel in fases die te ‘handelen’ zijn. Je wilt eerst naar een goede basis van je systeem. De vertaling van de huidige processen moeten gemaakt worden naar de functionaliteiten van het nieuwe systeem.

Dit houdt ook in dat er goed gekeken moet worden naar de bedrijfsprocessen. Werkt iedereen wel hetzelfde en heeft iedereen dezelfde behoefte aan functionaliteiten of is het één op één overnemen van het huidige systeem waar je vanaf wilt?

Dit proces is een goede samenwerking tussen klant, softwareleverancier en Weprocess. Daarnaast is het ook het moment om processen te optimaliseren en een efficiency slag te maken.

Projectfases

Om goed overzicht te houden in een project moeten de verschillende stappen goed duidelijk zijn.

Wij verdelen deze in diverse fases van Introductie tot Livegang.

Samen met het team van Bakker Magnetics zijn we op reis gegaan door al deze fases. In combinatie met de inrichtings- en consultancy dagen van AFAS werden er steeds meer stappen gezet om het systeem startklaar te krijgen.

Testen, schaduwdraaien en livegang

Testen, testen en nog eens testen. We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken dat het testen door keyusers, maar vooral ook de gebruikers essentieel is voor een goede implementatie. De gebruikers geven hun akkoord op de processen die door de keyusers beschreven en uitgelegd zijn aan ons en AFAS.

Belangrijk in de Go live fase is voor Bakker Magnetics het schaduwdraaien geweest. Hiermee is de inrichting en werking van het systeem realtime getest. Hierdoor hebben we voor livegang al veel verbeterpunten kunnen oppakken en oplossen voordat de echte livegang een feit was.

Na twee weken schaduwdraaien was eindelijk het moment van livegang! Deze is soepel verlopen zonder major issues. Uiteraard zijn er kleine optimalisaties naar voren gekomen, maar deze zijn prima te managen en op te lossen geweest.

Voor ons en Bakker Magnetics is het moment gekomen om te kijken naar de fase 2 van het project: het ERP systeem nog slimmer en efficiënter laten werken, waardoor bedrijfsprocessen nog meer geoptimaliseerd kunnen worden!

Resultaten en voordelen:

  • Verbeterd inzicht in omzet en kosten.
  • Verhoogde efficiëntie en kostenbesparing.
  • Eenduidige werkwijzen voor het hele bedrijf.

Zij over dit project

"Door het projectmanagement van Weprocess hebben we een goed georganiseerde implementatie gehad.

Zij zorgen voor structuur en een helder plan om van A naar B te komen."

Wij over het project

"Tijdens een implementatie traject ga je als het ware met elkaar op reis. Er is een vertrekpunt en een eindbestemming. Deze reis beleef je samen met de klant, de softwareleverancier en het Weprocess team.

Goede en open communicatie zorgen dat het verwachtingspatroon van de klant altijd in lijn is met de werkelijkheid en zo houd je de 'eindbestemming' altijd goed in zicht!"

Heb jij ook een uitdaging voor ons?

Onze andere cases

Soepele gegevensuitwisseling tussen Exact Online en CCV shop

Als partner van APIcenter zijn we in contact gekomen met Scanwic. In eerste instantie voor een SLA op de lopende koppeling welke het startpunt is geweest voor een mooie samenwerking en al snel volgde er een update op de huidige integratie.

Launch nieuwe website Cemex

Cemex maakte gebruik van een maatwerk webshop die niet bracht wat zij wilden. Zij gingen van een op maat gemaakte Magento module, naar een schaalbare SaaS oplossing.

Implementatie centraal ERP-systeem Hygos Group

De Hygros Group bestaat uit zo’n 17 groothandels en is nog steeds groeiende. Wij hielpen hen bij de implementatie van AFAS als centraal ERP-systeem.

Samen de klant volledig helpen met een soepele ICT transitie

Het doel was de live webshop van sanitaklompen.nl in een middag te koppelen met AFAS. De koppeling zelf was redelijk ‘plug & play’, waardoor wij op zoek zijn gegaan naar een IPaaS oplossing in plaats van de traditionele development koppeling.

Copyright © Weprocess 2024