Waar hangt een order uit? In welke fase bevindt een order zich? Welke offertes zijn verstuurd? Hoe ziet de forecast eruit? Inzicht en meer in het systeem werken en documenteren, zodat er minder mails gestuurd hoeven te worden en er geen Excels meer nodig zijn. Het systeem als ‘single point of truth’, waar gebruikers hun informatie kunnen ophalen.
Deze wensen hebben wij tijdens onze eerste opdracht voor Bakker Magnetics verwerk in een software advies voor een nieuw ERP systeem.
Na ons uitgebrachte advies was de keuze van Bakker Magnetics al snel duidelijk en wilde ze onze hulp ook bij het verdere implementatie traject met AFAS, waar wij naast het Project Management ook met Team as a Service een belangrijke rol in het traject hebben gehad!
Een implementatie naar een nieuw software systeem is een intensief traject en raakt alle processen binnen een bedrijf. Zo ook bij Bakker Magnetics. Wij starten daarom altijd eerst met het samenstellen van een team met keyusers en nog belangrijker: een interne projectleider.
Samen met deze interne projectgroep van Bakker Magnetics en het team van AFAS is er een kick-off geweest zodat verwachtingen waren gemanaged en de route naar livegang duidelijk was.
Wat mag je wel verwachten en wat niet? Tijdens een implementatie is het belangrijk om het uiteindelijke doel in het vizier te houden, maar wel in fases die te ‘handelen’ zijn. Je wilt eerst naar een goede basis van je systeem. De vertaling van de huidige processen moeten gemaakt worden naar de functionaliteiten van het nieuwe systeem.
Dit houdt ook in dat er goed gekeken moet worden naar de bedrijfsprocessen. Werkt iedereen wel hetzelfde en heeft iedereen dezelfde behoefte aan functionaliteiten of is het één op één overnemen van het huidige systeem waar je vanaf wilt?
Dit proces is een goede samenwerking tussen klant, softwareleverancier en Weprocess. Daarnaast is het ook het moment om processen te optimaliseren en een efficiency slag te maken.
Om goed overzicht te houden in een project moeten de verschillende stappen goed duidelijk zijn.
Wij verdelen deze in diverse fases van Introductie tot Livegang.
Samen met het team van Bakker Magnetics zijn we op reis gegaan door al deze fases. In combinatie met de inrichtings- en consultancy dagen van AFAS werden er steeds meer stappen gezet om het systeem startklaar te krijgen.
Testen, testen en nog eens testen. We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken dat het testen door keyusers, maar vooral ook de gebruikers essentieel is voor een goede implementatie. De gebruikers geven hun akkoord op de processen die door de keyusers beschreven en uitgelegd zijn aan ons en AFAS.
Belangrijk in de Go live fase is voor Bakker Magnetics het schaduwdraaien geweest. Hiermee is de inrichting en werking van het systeem realtime getest. Hierdoor hebben we voor livegang al veel verbeterpunten kunnen oppakken en oplossen voordat de echte livegang een feit was.
Na twee weken schaduwdraaien was eindelijk het moment van livegang! Deze is soepel verlopen zonder major issues. Uiteraard zijn er kleine optimalisaties naar voren gekomen, maar deze zijn prima te managen en op te lossen geweest.
Voor ons en Bakker Magnetics is het moment gekomen om te kijken naar de fase 2 van het project: het ERP systeem nog slimmer en efficiënter laten werken, waardoor bedrijfsprocessen nog meer geoptimaliseerd kunnen worden!
"Tijdens een implementatie traject ga je als het ware met elkaar op reis. Er is een vertrekpunt en een eindbestemming. Deze reis beleef je samen met de klant, de softwareleverancier en het Weprocess team.
Goede en open communicatie zorgen dat het verwachtingspatroon van de klant altijd in lijn is met de werkelijkheid en zo houd je de 'eindbestemming' altijd goed in zicht!"
Eerste volledige circulaire handschoen op de markt
Gloovy biedt het eerste volwaardige alternatief voor de huidige (vervuilende) wegwerp handschoenen. Wereldwijd worden er jaarlijks miljarden handschoenen gebruikt, weggegooid en uiteindelijk verbrand. Dit resulteert in een enorme belasting voor het milieu.
Integraties tussen Brincr en diverse systemen voor optimale efficiëntie! Over Brincr: De meest gebruiksvriendelijke handelssoftware voor MKBMet Brincr krijgen ambitieuze (groot)handelsbedrijven en webwinkels grip en inzicht in hun orders, voorraad en relatiebeheer.Inzicht, overzicht en grip. Iedere groothandel en webshop die ordergericht werkt, heeft daar behoefte aan. Brincr is de flexibele en gebruiksvriendelijke online oplossing voor […]
Olcay Gulsen Beauty een sterk merk met een snelgroeiende e-commerce business. Om de logistieke processen van haar bedrijf te optimaliseren, was het merk op zoek naar een oplossing die de voorraad en orderverwerking tussen hun voorraadsysteem en fulfilment center naadloos kon automatiseren en stroomlijnen. Daarbij stuitte ze op het probleem dat er nog geen koppeling bestond tussen haar systemen, Brincr voor voorraadbeheer en Monta voor logistiek en fulfilment. Het was tijd om efficiënter te gaan werken en via Brincr werd Weprocess ingeschakeld om deze automatiseringte realiseren.
Soms komen er weleens uitdagingen op je pad, waarvan je de impact later pas inziet. Zo ook met de uitdaging van onze klant Cemex en dus ook op ons pad als hun vaste IT Service Management partner! Een grote supermarktketen had hen gevraagd om een EDI-koppeling (Electronic Data Interchange) op te zetten. Deze koppeling zorgt ervoor dat digitale gegevens zoals bestellingen, pakbonnen en facturen snel en foutloos tussen bedrijven worden uitgewisseld. En dit was precies waar Cemex op dat moment klaar voor was, omdat ze net waren overgestapt op AFAS, hun nieuwe ERP-systeem.
