Het samenvoegen van systemen bij bedrijfsovernames: uitdagingen & oplossingen

Niet alleen op technisch vlak, maar ook juist op menselijk vlak. Het samenvoegen van verschillende IT-infrastructuur, applicaties en databronnen kan een aardige uitdaging vormen, maar met de juiste strategieën en aanpak kun je dit wel goed realiseren.

Wij hebben al aardig wat implementaties na bedrijfsovernames meegemaakt en in dit artikel zullen we enkele van de belangrijkste uitdagingen bespreken die zich kunnen voordoen.

Uitdagingen bij het samenvoegen van IT-systemen:

1. Verschillende technologiestacks: Bedrijven die worden samengevoegd, kunnen verschillende technologiestacks gebruiken voor hun IT-systemen. Het ene bedrijf werkt bijvoorbeeld met Gsuite en de ander met Office365. Deze verschillen kunnen leiden tot compatibiliteitsproblemen en integratieprocessen.
2. Data-integratie: Het harmoniseren van data uit verschillende bronnen en formaten kan een aanzienlijke uitdaging vormen. Denk aan data die in beide systemen beschikbaar is, maar in ieder systeem een andere benaming heeft. Of, hoe ga je debiteurenbestanden synchroniseren wanneer debiteurendata anders in systemen is verwerkt?
3. Cultuur en processen: Verschillen in bedrijfsculturen en werkprocessen tussen de twee bedrijven kunnen leiden tot weerstand tegen verandering en inefficiënties bij het integreren van IT-systemen. De bottleneck zit letterlijk aan de top. Is het management het niet eens met de wijziging, dan gaat jouw integratie team het nooit goed kunnen doen. Door onze ervaringen implementeren wij enkel met akkoord van het management en een interne projectleider aan de klantzijde.

Het is voor een bedrijf dat overgenomen wordt altijd spannend. Je krijgt nieuw management en er heerst soms onzekerheid onder de medewerkers. Mensen houden niet van verandering, dus komt er heel wat change management bij kijken. Want welk systeem wordt bijvoorbeeld leidend? En waarom? Welke data wordt leidend?

Een aantal oplossingen:

1. Grondige planning en due diligence: Een grondige analyse van de bestaande IT-systemen van beide bedrijven is essentieel om potentiële compatibiliteitsproblemen en integratie-uitdagingen te identificeren. Een gedetailleerd integratieplan moet worden opgesteld, rekening houdend met technische, operationele en culturele aspecten.
2. Gebruik van integratietechnologieën: Het gebruik van integratietechnologieën zoals API's, ETL (Extract, Transform, Load) tools en middleware kan helpen bij het stroomlijnen van de data-integratie tussen systemen. Deze tools vergemakkelijken de uitwisseling van data en zorgen voor een naadloze communicatie tussen verschillende IT-systemen.
3. Change management: Effectief change management is cruciaal om de weerstand tegen verandering te verminderen en de acceptatie van nieuwe IT-systemen te bevorderen. Communicatie, training en betrokkenheid van medewerkers zijn essentieel om een soepele overgang te garanderen. Daar speelt een interne projectleider bij het overgenomen bedrijf een enorm belangrijke rol. Zij vormen de brug die het oude met het nieuwe verbind.
4. Iteratieve aanpak: Een iteratieve aanpak waarbij de integratie geleidelijk wordt uitgevoerd en regelmatig wordt geëvalueerd, kan helpen om potentiële problemen tijdig te identificeren en aan te pakken. Door kleine wijzigingen door te voeren en voortdurend feedback te verzamelen, kan de integratie-efficiëntie worden verbeterd en kunnen risico's worden geminimaliseerd.

Het samenvoegen van IT-systemen na een bedrijfsovername is een hele klus, maar niet onoverkomelijk. Door de uitdagingen te erkennen en gebruik te maken van passende oplossingen, kunnen organisaties een soepele integratie realiseren en meer waarde creëren uit hun gecombineerde activa.

Neem je een bedrijf over en ben je benieuwd naar de ‘technische’ status van het bedrijf? Laat het team van Weprocess meekijken. Wij geven je een uitgebreid advies.