Office 365 en de functies die jij nog niet kent!

Iedereen kent Office365 en werkt er dagelijks mee. Word, Excel, PowerPoint en Outlook worden dagelijks opgestart en zijn te gebruiken op laptop, maar ook als app op je telefoon of tablet.

Sinds Covid is Teams aan bovenstaand rijtje toegevoegd als Office365 onderdeel welke dagelijks gebruikt wordt. Online vergaderen is niet meer weg te denken en bespaart ons dagelijks nog veel tijd in plaats van meetings op kantoor.  

Maar gebruiken we alle functionaliteiten van Office 365 wel helemaal of zijn er nog verborgen pareltjes die je werk nog gemakkelijker en efficienter maken? 

Hier een aantal onderdelen waar jij wellicht nog niet mee gewerkt hebt: 

  1.  Microsoft Forms: Voor snelle en gemakkelijke peilingen, enquêtes en quizzen is Microsoft Forms een geweldige optie. Het is eenvoudig te gebruiken en biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden, waardoor het een waardevolle aanvulling is voor het verzamelen van feedback van collega's of klanten. 
  2. Microsoft Planner: Zeg vaarwel tegen rommelige takenlijsten en verwelkom een georganiseerde aanpak met Microsoft Planner. Hiermee kun je taken toewijzen, deadlines instellen en de voortgang van projecten visueel volgen, waardoor teamwerk efficiënter wordt dan ooit tevoren. 
  3. Power Automate: Automatiseer repetitieve taken en stroomlijn processen met Power Automate. Of het nu gaat om het versturen van herinnerings-e-mails, het opslaan van bijlagen in OneDrive of het delen van nieuwe SharePoint-items, deze tool bespaart tijd en moeite, zodat jij je kunt concentreren op belangrijkere taken. 
  4. Microsoft Whiteboard: Creatieve brainstormsessies en samenwerking zijn nog nooit zo eenvoudig geweest dankzij Microsoft Whiteboard. Met deze tool kunnen teams ideeën delen, schetsen maken en concepten visualiseren in realtime, waardoor innovatie wordt gestimuleerd en samenwerking wordt bevorderd. 
  5. Microsoft Bookings: Voor bedrijven die afspraken plannen met klanten, is Microsoft Bookings een waardevolle toevoeging. Hiermee kunnen klanten zelf afspraken boeken op basis van beschikbaarheid, waardoor de administratieve last voor jou wordt verminderd en de klanttevredenheid wordt verhoogd. 
  6. SharePoint Online: Dit is een krachtig platform voor samenwerking en documentbeheer binnen Office 365. Naast het delen en opslaan van bestanden, biedt SharePoint Online mogelijkheden voor het maken van intranetsites, het beheren van content en het samenwerken aan projecten in teamwebsites. 
  7. OneNote: Hoewel veel mensen bekend zijn met Word, Excel en PowerPoint, wordt OneNote soms over het hoofd gezien. Het is echter een fantastische tool voor het organiseren van notities, ideeën en informatie op een visueel aantrekkelijke en gestructureerde manier. 
  8. Yammer: Voor bedrijven die sociale interactie en kennisdeling willen bevorderen, is Yammer een geweldig platform. Het biedt een veilige omgeving waarin medewerkers kunnen communiceren, samenwerken en informatie delen in een sociale setting. 
  9. Stream: Video wordt steeds belangrijker in de zakelijke wereld, en met Microsoft Stream kunnen organisaties video's veilig opslaan, delen en ontdekken. Het biedt functies zoals het maken van videoportals, het toevoegen van ondertitels en het delen van interactieve video's. 
  10. Power BI: Data is de levensader van moderne bedrijven, en Power BI stelt gebruikers in staat om data te visualiseren en te analyseren op een intuïtieve manier. Met krachtige dashboards en rapporten kunnen organisaties inzichten verkrijgen die hen helpen betere beslissingen te nemen en hun bedrijfsprestaties te verbeteren. 
  11. Outlook Customer Manager: Voor kleine bedrijven die behoefte hebben aan een eenvoudige CRM-oplossing, biedt Outlook Customer Manager een gebruiksvriendelijke manier om klantinformatie te beheren, communicatie te volgen en taken te organiseren, allemaal rechtstreeks binnen Outlook. 

Benut jij alle functies binnen de “oude vertrouwde” Office 365 onderdelen? 

Hier een paar handige, maar soms minder bekende functies:  

1. Word: 

  • Researcher: In Word is er een functie genaamd "Researcher" die je helpt bij het vinden van betrouwbare bronnen en het invoegen van citaten en referenties in je documenten, allemaal zonder Word te verlaten. 
  • Inking: Met de inktfunctie kunnen gebruikers direct op het document tekenen, schetsen of aantekeningen maken met een stylus of touchscreen, wat handig is voor annotaties of het maken van diagrammen.

2. Excel: 

  • Flash Fill: Flash Fill is een krachtige functie die automatisch gegevens kan extraheren, transformeren en opmaken op basis van patronen die het herkent in je gegevens. Het kan veel tijd besparen bij het opschonen en organiseren van gegevens. 
  • Power Query: Power Query is een krachtige gegevensimport- en transformatietool die is ingebouwd in Excel. Het stelt gebruikers in staat om gegevens te importeren, te bewerken en te verbinden vanuit verschillende bronnen, waardoor complexe analyses worden vergemakkelijkt. 

3. PowerPoint

  • Morph Transition: Met de Morph-overgang kunnen gebruikers naadloze animaties maken tussen dia's, waardoor het gemakkelijker wordt om complexe ideeën te presenteren en verhalen te vertellen. 
  • Presenter Coach: Presenter Coach is een functie die je tijdens het oefenen van je presentatie feedback geeft over zaken als tempo, spreeksnelheid en het gebruik van filler-woorden, waardoor je presentatievaardigheden worden verbeterd. 

4. Outlook

  • Focused Inbox: De Focused Inbox-functie organiseert je inbox automatisch door belangrijke e-mails in de "Focused" tab en minder belangrijke e-mails in de "Other" tab te plaatsen, waardoor je inbox overzichtelijker wordt. 
  • Send Later: Met de "Send Later" functie kun je e-mails opstellen en plannen om op een later tijdstip te worden verzonden, wat handig is als je wilt dat een e-mail op een specifiek moment wordt afgeleverd. 

5. Teams

  • Breakout Rooms: Breakout Rooms stellen vergaderorganisatoren in staat om deelnemers in kleinere groepen te verdelen voor discussies of samenwerkingssessies tijdens een Teams-vergadering. 
  • Background Effects: Teams biedt de mogelijkheid om achtergrondeffecten toe te passen tijdens videogesprekken, waardoor je je achtergrond kunt vervagen, vervangen of aanpassen zonder een fysieke achtergrond te gebruiken. 

Door Office 365 te gebruiken, hebben organisaties toegang tot een breed scala aan tools en diensten die zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen, samenwerking te bevorderen en bedrijfsprocessen te optimaliseren. 

Heb jij zelf nog tips die je zelf veel gebruikt? Laat het ons weten in Best Practises! 

Heb jij ook een uitdaging voor ons?

Of lees onze andere artikelen

Het ecosysteem van Weprocess

We geloven niet alleen in samenwerking, maar hebben een ecosysteem waarin alle betrokken partijen hetzelfde doel hebben.

Waarom projecten vertragen en hoe klanten en leveranciers samenwerken om dit te voorkomen 

Ieder project wat we starten of zelfs al tijdens de eerste kennismaking wordt de welbekende deadline van het project genoemd. “we willen 1 maart live!” Of soms zelfs stelliger gezegd: “we moeten 1 maart live, want…” Uiteraard is e.e.a. altijd afhankelijk van een aantal factoren. Kloppen alle factoren, dan gaan we mee in een voorkeur van een livgangsdatum.

Waarom jouw bedrijf een sparringpartner nodig heeft voor digitalisering en automatisering

Bedrijven over de hele wereld zoeken naar manieren om slimmer, sneller en effcienter te werken. En er zijn tal van tools en applicaties die hierbij kunnen helpen en dit bewerkstelligen. Hoe zorg je dat je de software kiest voor jou bedrijf en processen? En hoe zorg je dat je zicht houdt op het totaalplaatje en je niet focust op één onderdeel binnen jullie bedrijfsprocessen?

Help! Ik ben gebombardeerd tot interne projectleider van een softwareproject, wat nu? 

Gefeliciteerd, je bent zojuist gebombardeerd tot interne projectleider voor een belangrijk software-implementatieproject! Het is een eer, maar ook een uitdaging, vooral als je weinig tot geen kennis hebt van software en het niet behoort tot je core werkzaamheden.

De klant centraal: hoe adviseer je de beste oplossing?

Bedrijven investeren aanzienlijke middelen in de nieuwste software om hun processen te stroomlijnen, efficiëntie te verbeteren en concurrentievoordeel te behalen. Echter, te midden van deze technologische vooruitgang is er één aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien: de klant.

Het belang van API’s: Hoeveel API’s heb jij inmiddels draaien?

Het belang van API’s: Hoeveel API’s heb jij inmiddels draaien?

API… een term die dagelijks gebruikt wordt en niet alleen om een dier te beschrijven😉. Maar wat is het precies en waarom is het zo belangrijk? We leggen het je uit.

Copyright © Weprocess 2024