Waarom projecten vertragen en hoe klanten en leveranciers samenwerken om dit te voorkomen

Ieder project wat we starten of zelfs al tijdens de eerste kennismaking wordt de welbekende deadline van het project genoemd. “we willen 1 maart live!” Of soms zelfs stelliger gezegd: “we moeten 1 maart live, want…” Uiteraard is e.e.a. altijd afhankelijk van een aantal factoren. Kloppen alle factoren, dan gaan we mee in een voorkeur van een livgangsdatum.  

Maar het gebeurt ook dat projecten vertragen met alle gevolgen van dien.  

Deze vertragingen kunnen verschillende oorzaken hebben: 

1. Onvoldoende planning en scope creep: Een gebrek aan grondige planning en een duidelijk gedefinieerde scope kunnen leiden tot onrealistische deadlines en het toevoegen van extra taken tijdens de uitvoering van het project, wat bekend staat als scope creep. inzicht-en-overzicht-in-je-project-scope-vs-scopecreep

1. Technische uitdagingen: Met technologie en digitalisering kunnen obstakels zoals softwarebugs en compatibiliteitsproblemen de voortgang van een project ernstig vertragen. Denk hierbij ook aan mappings die niet goed overeenkomen waardoor gegevens niet juist van A naar B doorkomen. Of simpel gezegd de tijd die een leverancier geschikbaar heeft om tijdens het project mee te kijken.   

1. Communicatieproblemen: Gebrekkige communicatie tussen belanghebbenden kan leiden tot misverstanden over doelstellingen, verwachtingen en vereisten, waardoor besluitvorming wordt vertraagd en herwerking nodig is. 

Om deze vertragingen te voorkomen en projecten succesvol af te ronden, is een nauwe samenwerking tussen klanten en leveranciers essentieel: 

• Grondige planning en scope definitie: Klanten moeten hun behoeften en verwachtingen duidelijk communiceren, terwijl leveranciers hun expertise kunnen inzetten om realistische doelen te stellen en de scope van het project af te bakenen. Door samen te werken in deze fase kunnen potentiële valkuilen worden geïdentificeerd en vermeden. 
• Proactieve sanpak van technische uitdagingen: Klanten moeten hun leveranciers voorzien van gedetailleerde informatie over bestaande systemen en mogelijke beperkingen, zodat leveranciers tijdig potentiële technische obstakels kunnen identificeren en strategieën kunnen ontwikkelen om ze te overwinnen. 
• Open communicatie en afstemming: Een cultuur van open en transparante communicatie tussen klanten en leveranciers is essentieel. Klanten moeten hun verwachtingen duidelijk communiceren, terwijl leveranciers actief luisteren, feedback geven en eventuele zorgen of vragen adresseren. Dit bevordert een effectieve besluitvorming en minimaliseert misverstanden. 

Conclusie: 

Door nauwe samenwerking tussen klanten en leveranciers, waarbij grondige planning, proactieve aanpak van uitdagingen en open communicatie centraal staan, kunnen projectvertragingen effectief worden voorkomen. Het is deze gezamenlijke inspanning die door goed projectmanagement in goede banen wordt geleid, waardoor projecten op tijd en binnen budget worden afgerond.